Je verwacht het misschien niet van iemand met een personal finance-blog, maar als er één ding is dat ik echt verschrikkelijk vind, dan is het wel boekhouden. Als je hier al langer meeleest, dan weet je dat dit een beetje een jaarlijks terugkerend drama is. De bonnetjes vinden, de lastige vragen beantwoorden, wachten, niks weten, dikke facturen aftikken. Zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar geloof het of niet: dat is voorbij. Sterker nog; ik vind boekhouden tegenwoordig zelfs leuk. Zó leuk, dat ik het voor de verandering eens goed bijhoud. Hoe dat komt? Ik heb ein-de-lijk online boekhouden ontdekt. Maar het heeft even geduurd…
In dit artikel:
Boekhouder-horror
Mijn belastingaangiftes heb ik altijd zelf gedaan. Geld terugvragen met het TJ-biljet was ook nooit een probleem. Geld terugvragen sowieso niet 😉
Toen ik net begon met ondernemen, deed ik die aangifte nog steeds zelf. Pas toen ik ook een auto op de balans kreeg en ik het idee had dat een boekhouder (of accountant, daar heb ik zelf de voorkeur voor, aangezien iedereen zich boekhouder mag noemen) zichzelf we zou terugverdienen, besloot ik die in te schakelen.
Ik moest dan zelf de btw-aangifte doen en de bonnetjes invoeren, de rest deed het kantoor.
Nou, daar begon de ellende. In die tijd had je namelijk alleen maar boekhoudprogramma’s voor de pc. En ik werkte op een Mac. Eerst geprobeerd met wat softwaretechnische omwegen, maar uiteindelijk kon ik er niet onderuit: er moest een pc laptop komen.
Ik word niet snel boos of gefrustreerd, maar zet me achter zo’n apparaat en het gaat hélemaal mis.
Niks werkt. M’n toetsenbordcombinaties niet, ik word helemaal gek van irritante pop-ups en virusscanners en dikke po-ep door een vergiet gaat nog sneller. Plus: ik moet er steeds iets aparts voor aanzetten.
Ik zal dit verhaal niet langer maken dan nodig, maar je begrijpt dat ik blij was toen ik na mijn verhuizing overstapte op een accountantskantoor waarbij ik de bonnetjes alleen nog hoefde in te sturen.
Dat ging ongeveer twee jaar goed, tot zij vonden dat ik wat teveel boekstukken had en dus wel meer mocht betalen en ik vond dat ik tussentijds te weinig inzicht en overzicht had en zéker niet meer wilde betalen.
Dus wilde ik een andere oplossing.
Online boekhouden
Nu had ik online boekhouden eigenlijk nog nooit als een optie gezien. Ik vond het klinken als veel werk, niet praktisch voor iemand die niet zoveel zin heeft in het geneuzel op de details en ook nog eens niet heel erg geschikt voor mijn bedrijf; omdat ik veel zaken deed met bedrijven in het buitenland.
Maar wacht eens even…
De tijd heeft natuurlijk niet stilgestaan sinds ik in 2007 met mijn bedrijf begon. Online boekhoudpakketten zijn een stuk gebruiksvriendelijker geworden. Ze hebben veel meer functies gekregen. En mijn eigen bedrijf is ook behoorlijk veranderd.
Een aangezien ik helemaal geen enthousiasme kon opbrengen voor het vinden van een nieuwe boekhouder, leek het me handig om dat laatste stukje bedrijfsvoering misschien ó´ok maar eens online te gooien.
Ik deed wat onderzoek naar verschillende mogelijkheden en kwam uit bij Moneybird. Dat mag je standaard 60 dagen proberen, maar via de link van iemand in een FB-groep kon dat worden opgerekt tot 120 dagen. Mooi, want dat besloeg dan precies het eerste kwartaal van 2020.
Ik heb inmiddels trouwens zelf ook zo’n link; als je Moneybird wilt proberen, kun je dat via deze link dus gedurende 120 dagen doen.
Ze hebben een aantal verschillende pakketten (zelfs een gratis versie), die vooral samenhangen met het aantal banktransacties dat je per maand kunt verwerken. Ik heb dat tijdens de proefperiode even aangekeken en kwam voor mezelf uit op het pakket van 30 euro per maand. Dat is meteen het duurste pakket, maar alsnog een stuk goedkoper dan alles in laten boeken door iemand…
Hoe bevalt online boekhouden?
Ik zal jullie de praktische details verder besparen, maar wat ik wél wil zeggen: wat is dat online boekhouden een verademing!
Normaal gesproken stelde ik het bij elkaar zoeken van bonnetjes etc. vaak uit tot het laatste moment. Ik stuurde tussendoor wel zoveel mogelijk door (dat was wel een voordeel van boekhouder nummer 2), maar uiteindelijk moest ik tóch die bankafschriften ernaast houden en de gaten opvullen.
Nu betrap ik mezelf erop dat ik elke week wel een paar keer inlog om te kijken of ik nog wat kan verwerken. Bonnetjes scan ik meteen met de app, facturen upload ik of stuur ik door via de mail (je krijgt een speciaal mailadres, waarmee je facturen dan direct klaar worden gezet in je account). En de bank is gekoppeld, dus wat niet automatisch wordt verwerkt, kun je heel snel handmatig koppelen.
Ook heb ik nu op elk moment inzicht, iets dat ik eerder echt miste. Hierdoor kan ik met een druk op de knop zien hoe ik zit qua omzet en winst over een bepaalde periode. Zo krijg ik veel meer feeling met de financiële stromen binnen mijn bedrijf, wat natuurlijk ontzettend belangrijk is!
Bovendien blijk ik het bijzonder handig te vinden om ook facturen via dit systeem te versturen. Eerder maakte ik die altijd op in QuarkXPress, maar dat werd de laatste tijd steeds lastiger. Mijn versie werkte niet altijd goed meer met mijn OS, waardoor ik het programma soms drie keer moest herstarten.
En dan nog: in de mails de afspraken erbij zoeken, dat ding maken in Quark, goed opletten dat wel de datum en het factuurnummer werden aangepast, maar ik niet de oude factuur overschreef. Opslaan, downloaden als pdf, mailen.
Zelfs voor die paar facturen die ik in het jaar nu nog handmatig verstuur had ik daar helemaal geen zin in. Nu maak ik direct de factuur aan en voeg ik regels toe als er iets bij komt. Dan is het aan het einde van de maand alleen maar een kwestie van een druk op de knop.
Aanpassen is belangrijk
Ik moet heel eerlijk zeggen: ik had dit allemaal natuurlijk al veel eerder kunnen onderzoeken. Had me sowieso een hoop ergernis gescheeld en waarschijnlijk ook een hoop geld.
Dat is weer één van mijn valkuilen: als iets werkt (of minimaal: draait), dan focus ik me makkelijker op nieuwe dingen werkend krijgen, dan dat ik echt de tijd neem om te optimaliseren wat er al is.
Het shiny object-syndroom is mij niet vreemd 😉
Dit jaar ben ik echter heel bewust met die focus bezig. Met meten en weten, aanpassen en bijsturen. Optimaliseren. In mijn bedrijfsvoering, in mijn geld, in m’n tijd. En dus ook in m’n boekhouding.
Ik hikte er eerst wel een beetje (veel) tegenaan, maar dit was uiteindelijk toch een stuk makkelijker dan doorploeteren in de situatie zoals hij hiervoor was. Oké, ik heb waarschijnlijk aan het einde van het jaar alsnog iemand nodig die even alles goed op een rijtje zet in combinatie met een auto van de zaak enzo, maar dat zie ik dan wel. Er blijken meer dan genoeg Moneybird-compatibele boekhouders te zijn.
Jouw beste optie qua online boekhouden
Als je denkt dat jouw boekhouding ook wel een optimalisatieslag kan gebruiken óf als je simpelweg meer inzicht wilt krijgen in je financiën, dan is online boekhouden misschien ook wel wat voor jou.
Ik gebruik zelf dus Moneybird, maar er zijn inmiddels héél veel systemen die fijn werken en veel functies bieden. En misschien ook nog wel goedkoper zijn.
De makkelijkste manier om een passend pakket te vinden is voor jezelf een overzicht te maken van:
- of je de bank automatisch gekoppeld wilt hebben en zo ja;
- hoeveel banktransacties per maand je verwacht (dit zijn dus niet alleen ontvangen betalingen, maar ook uitgaande betalingen en b.v. overboekingen tussen je betaal- en spaarrekening)
- of je offertes en/of facturen wilt sturen vanuit je systeem en zo ja;
- hoeveel je er daarvan ongeveer verwacht
- hoeveel documenten je per maand verwacht (die hangen natuurlijk weer samen met de banktransacties)
- of je ook een urenregistratie bij wilt houden in je systeem
- of je nog speciale wensen hebt rondom zaken doen in het buitenland
- en je bepaalde aangiftes – zoals de btw-aangifte en/of ICP-aangifte – ook via je systeem wilt doen
- of je bepaalde wensen hebt rondom het opvolgen van facturen
Ik heb gemerkt dat met name de groen gemarkeerde items vaak bepalend zijn voor de prijs die je betaalt.
En dan is het gewoon een kwestie van wat aanbieders langsgaan en kijken welke het beste bij jou aansluit. Let daarin trouwens niet alleen op de prijs, maar probeer ook altijd even ervaringen van anderen te checken.
Wat opties waaruit je kunt kiezen:
(voor het gemak allemaal even meteen doorgelinkt naar de pagina met prijzen)
- e-Boekhouden.nl (helemaal gratis voor starters)
- MoneyMonk (30 dagen gratis proberen en extra voordelig voor starters)
- Jortt (30 dagen gratis proberen)
- Exact (ja, waar je ‘vroeger’ ook die software van had)
- Snelstart (kun je ook eerst 30 dagen gratis proberen)
Vraag voor de ondernemers onder ons: hoe regel jij je boekhouding?
Volg LekkerLevenMetMinder nu ook op Pinterest, Facebook en Instagram!Deze post kan affiliate-links bevatten. Dit betekent dat ik een commissie krijg als je iets via deze links koopt. Uiteraard kost dit jou niets extra's (soms is het zelfs voordeliger!) en kun je erop rekenen dat ik alleen links opneem van websites of producten waar ik zelf 100% achter sta. Gebruik je deze links voor je overstap, aanmelding of aankoop? Dank je! Je helpt mij dan weer om nóg meer mooie content te kunnen maken!
Ik heb (nog) geen eigen bedrijf, maar deze uiteenzetting over online boekhouden geeft mij alvast houvast voor als ik wel zelfstandig ga werken.
Hoe gaat het trouwens met de zwangerschap?
Hier gebruik ik momenteel Jorrt. De gratis versie. Voor volgend jaar ga ik kijken wat bij mijn wensen aan gaat sluiten. Dank voor de tips hier.