Het leven als zelfstandig ondernemer is leuk. Althans, dat vind ik. Ik ben het niet voor niets al bijna 12 jaar. De diversiteit aan klussen, de verschillende mensen die je ontmoet, een nieuwe (zakelijke) computer aan kunnen schaffen waarbij je het idee hebt dat de Belastingdienst meebetaalt, de oneindige mogelijkheden om jezelf (en dus je zaak!) te ontwikkelen: het zijn allemaal dikke pluspunten. Maar soms zijn er ook minder leuke dingen. Achter je geld aanzitten bijvoorbeeld. Het kan namelijk óók voorkomen dat je klanten niet betalen. Moet je dan meteen een incassobureau inschakelen of pak je dat anders aan?
In dit artikel:
Check eerst bij je klant
Dat je factuur nog niet betaald is, wil niet zeggen dat je klant niet wil betalen. Het kan ook zijn dat de factuur niet op de juiste afdeling terecht is gekomen, of dat ze simpelweg vergeten zijn hem te betalen. Of dat ze véél langere betaaltermijnen hanteren dan dat jij doet. Dit gebeurt vooral vaak bij grote bedrijven. Ik zeg niet dat je daarmee akkoord moet gaan, maar het kan wel een reden zijn waarom er nog niet betaald is.
Check daarom altijd eerst even bij je klant of de factuur goed is aangekomen. Je kunt daarvoor bellen, maar je kunt ook even een mailtje sturen. Ik vind dat laatste zelf altijd het fijnst. Meestal stuur ik dan iets als:
“Beste xxx,
Volgens mijn administratie staat factuur XXX nog open, terwijl de betaaltermijn inmiddels verstreken is. Zou je even aan jullie kant kunnen checken of dat klopt en zo ja, het openstaande bedrag per ommegaande willen voldoen? Ik heb voor de zekerheid nog even een kopie van de factuur toegevoegd.
Als jullie nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.”
In negen van de tien gevallen is dat voldoende om de centen inderdaad even later op je bankrekening te hebben.
Soms ook niet. Dan krijg je meestal één van de volgende reacties:
1. Je wordt van het kastje naar de muur gestuurd en voelt je aan het lijntje gehouden
Het kán zijn dat je te maken hebt met een grote organisatie die nog niet helemaal werkt als een geoliede machine. Als je dit gevoel krijgt, wil het niet automatisch zeggen dat je ook écht van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Maar: jij hoeft natuurlijk niet de dupe te worden van de slechte interne organisatie van een ander.
2. Je krijgt te horen dat de factuur niet betaald is omdat ze ‘niet tevreden’ zijn
Natuurlijk is de klant koning, maar er is ook nog zoiets als netjes zaken doen. Als je ergens niet tevreden over bent, trek je aan de bel. Doet je klant dat niet en wacht hij/zij eigenlijk tot jij een herinnering stuurt, dan is dat niet netjes. Doe je best om het probleem op te lossen, maar blijf benadrukken dat de factuur gewoon betaald moet worden. Laat je niet wijsmaken dat dit niet nodig is, of dat het hierdoor wel véél later kan.
3. Je hoort niets
Dit lijkt het vervelendst. Zeker als je herinneringen per mail stuurt, weet je niet helemaal zeker of iets wel of niet is aangekomen. Tegelijkertijd is deze reactie handig: je kunt namelijk direct door met je volgende stappen, zonder dat je in een slepende correspondentie verzandt.
Dossiervorming
Bij alles rondom je zakelijke administratie, inclusief achter je geld aan zitten, is dossiervorming van belang. Dat klinkt heel zwaar, maar in de praktijk valt het mee. Het is meer dat je even opschrijft wat je wanneer doet en je afspraken nakomt. Als jij een herinnering stuurt, er wordt niet betaald en je doet vervolgens niets, dan neem je jezelf als ondernemer niet serieus. Dan kun je je afvragen of je klanten jou dan wél serieus moeten nemen en die betaling moeten regelen.
Wacht na het versturen van die eerste reminder dus hooguit een week. Dat moet lang genoeg zijn om in ieder geval even te horen hoe het ervoor staat. Krijg je dan geen reactie, dan stuur je een herinnering per post. Je kunt daarvan ook nog een kopie per mail verzenden. Zet dan zowel in de brief als in de mail dat je ze op beide manieren verzonden hebt. Op Lancelots staat een prima voorbeeld van een eerste herinneringsbrief. Dit hoeft niet lang en ingewikkeld te zijn, gewoon duidelijk.
Daarna kun je nog een tweede herinnering sturen. Wordt daar nog geen gehoor aangegeven, dan is het tijd voor een sommatie. Dit is een laatste aanmaning, waarin je de klant daadwerkelijk in gebreke stelt. Deze kun je het beste per gewone én per aangetekende post versturen. Dat kost een paar euro, maar daarmee heb je wel het bewijs dat iemand de post ontvangen heeft óf deze geweigerd heeft.
Komt er dan nóg geen betaling, dan kun je een incassobureau inschakelen. Het is flauw, maar een incassobureau – én het idee aan hoge bijkomende kosten – maakt regelmatig meer indruk dan jouw berichten. En als je dan ook nog een no cure, no pay incassobureau hebt, dan raak je in ieder geval niet nóg meer geld kwijt.
Wacht niet te lang met incassobureau inschakelen
Nu lijkt het bovenstaande wel een héél-kort-door-de-bocht-omschrijving van iets dat best heel intensief kan zijn. Als er echter één ding is dat ik in de afgelopen jaren wel geleerd heb, is het om niet te lang te wachten met zaken uit handen te geven. Het helpt je namelijk niets.
Zelf heb ik daar lange tijd een soort emotionele blokkade gehad. Ik vond het niet fijn om iets op de spits te drijven. Dat is inmiddels wel anders. Als ik een vordering uit handen geef, dan doe ik dat niet om de boel op de spits te drijven. Dat heeft iemand anders al gedaan, door niet te betalen voor geleverde diensten. Bovendien: het is niet persoonlijk. Je hebt een zakelijke overeenkomst. En als jij daar zakelijk bovenop gaat zitten, is daar niets mis mee.
Door het uit handen te geven, zorg ik ervoor dat ik er niet veel extra tijd en energie aan kwijt ben. Ik heb namelijk gewoon een bedrijf te runnen. En net zoals ik voor mijn boekhouding een accountant heb, laat ik een incasso graag over aan een incassobureau.
Gelukkig is het aantal wanbetalers waar ik in de afgelopen 12 jaar mee te maken heb gehad op één hand te tellen. Twee keer is het gekomen tot een rechtszaak, waarbij in beide gevallen ten gunste van mij geoordeeld werd. Uiteindelijk heb ik twee keer mijn geld niet gehad. De eerste keer lag er wél een veroordeling, maar liet de schuldenaar zich failliet verklaren. Dan is er uiteindelijk gewoon niets te halen. De andere keer bleek het bedrijf in zulk zwaar weer te verkeren, dat de eigenaar het niet meer zag zitten en zichzelf helaas van het leven beroofde. Dat was dus ook einde verhaal.
De eerste paar keer heb ik alles geregeld via een (no cure, no pay) incassobureau. Later kwam ik erachter dat ik me in mijn beroep ook aan kon sluiten bij de NVJ, de Nederlandse Vereniging van Journalisten. Ik betaal daar 264 euro per jaar voor en krijg dan onder meer rechtshulp als dat nodig is. Aan de ene kant lijkt dat misschien een beetje zonde van het geld, zeker als je bedenkt dat het bijna nooit nodig is. Aan de andere kant; de drempel tot uit handen geven ligt een stuk lager. Mocht het dan een keer nodig zijn, dan ben ik daar in ieder geval niet meer tijd en energie aan kwijt dan nodig. En dat was bij die eerste paar incassozaken wel anders!
Voor de ondernemers onder ons: hoe ga jij om met onbetaalde facturen?
Geschreven in samenwerking met e-legal.
Volg LekkerLevenMetMinder nu ook op Pinterest, Facebook en Instagram!Deze post kan affiliate-links bevatten. Dit betekent dat ik een commissie krijg als je iets via deze links koopt. Uiteraard kost dit jou niets extra's (soms is het zelfs voordeliger!) en kun je erop rekenen dat ik alleen links opneem van websites of producten waar ik zelf 100% achter sta. Gebruik je deze links voor je overstap, aanmelding of aankoop? Dank je! Je helpt mij dan weer om nóg meer mooie content te kunnen maken!
pas 1x gehad gelukkig. en dan ben ik weer blij met een gastouderbureau die dat voor mij regelt. zij hebben uiteindelijk een incassobureau ingeschakeld.. ouders gingen uit elkaar.. lastige is dat je op fb ziet wat ze voor uitjes doen of cadeaus aan hun kind geven en mijn rekening niet betalen.. (de laatste maand opvang.. die al raar ging.. meisje zou nog een week komen, maar opeens was die vrijdag al de laatste dag.. mn eigen kids hebben nooit echt afscheid kunnen nemen, fotoboek ligt nog hier.. (heb geen adres ivm verhuisd.. ) raar einde.. en dan ook nog de factuur niet betalen.. ze betaalden het incasso bureau 50 per maand dus schoot ook niet echt op.. januari dit jaar eindelijk het bedrag gehad.. terwijl dit om opvang gaat van juli 2016.. bizar. maar blij dat t niet vaak voor komt.. toch fijn om gewoon betalende klanten te hebben. daarnaast komen ze bijna dagelijks in mn huis dus ik kan ze persoonlijk aanspreken. geen kastje naar de muur taferelen (en uiteraard stopt de opvang als ze niet betalen.. ben geen vrijwilliger..)
Heel vreemd.. en vervelend ook! Werk jij ook met vooruitbetaling, of is het betaling tijdens of aan het einde van de maand? Ik kan me voorstellen dat de opvang in ieder geval stopt op het moment dat er niet betaald wordt. Je kunt toch ook altijd als ouders even met iemand om de tafel gaan en de situatie uitleggen.. Niet dat jij je regels daar dan om moet veranderen, maar het zou misschien wel wat meer begrip opwekken..
nee vooruitbetaling gaat niet met flexopvang 😉 is uurtje factuurtje (uiteraard wel betalen wat je reserveert … maar dat is dus elke maand anders.. zelfs met vaste dagen/tijden omdat je niet elke maand evenveel dagen hebt of evenveel maandagen zegmaar)
dus achteraf. laatste dag van de maand voer ik de uren in in het systeem. gastouderbureau stuurt dan de factuur met ook hun maandbedrag erbij. zij incasseren het geld en sturen mijn deel weer door (wettelijk verplicht… omslachtig maar ja ) betalingstermijn bij mn huidige gastouderbureau is 14 dagen. zij sturen dan automatisch een herrinering waar ik ook een mail over krijg .hierna is de termijn 1 week volgens mij en ook dan krijgen ouders en ik weer mail met info. voor mezelf hanteer ik een maand als betalingstermijnv oordat de opvang zou stoppen.. dus 1e van de volgende maand moet t bij mij binnen zijn anders stopt de opvang. bij overleg is er uiteraard meer mogelijk! ben iig al erg blij dat het in al die jaren (denk ondertussen al 10 jaar) nog maar 1x is voorgekomen 😀
Ik heb het een keer gehad, en ook nooit mijn geld gekregen. Het was een heel vervelende ervaring, maar helaas kun je er soms ook niet veel aan doen….
Op zich zijn er dus best veel mogelijkheden, de ellende is alleen dat het ook vaak veel geld kost. Tenzij je dus ergens aangesloten bent of bijvoorbeeld een no cure, no pay-optie hebt. Voor mij is dit vaak toch wel een principekwestie, dus ik ga door tot het bittere eind 😉
Vroeger heb ik bij een gerechtsdeurwaarder gewerkt. Zij doen dezelfde service als een incassobureau, maar zij kunnen ook meteen erna dagvaarden. Een incassobureau heeft altijd een deurwaarder nodig daarvoor. Dus een gerechtsdeurwaarder heeft meer mogelijkheden. Mijn ervaring als medewerker aldaar was dat sommige wanbetalers het inderdaad erop aan laten komen. Maar zodra er een eerste brief van de deurwaarder ligt, wordt er ineens snel betaald. Werkt goed hoor….
Ik heb nota bene een keer een incassobureau als klant gehad die weigerde te betalen. Ik was nog vrij nieuw in het ondernemen en had ze niets laten tekenen. Dom natuurlijk, maar het was een ‘spoedklus’. Ik was vooraf heel duidelijk wat ik kon leveren voor welk bedrag (en dat bedrag was erg schappelijk). Het is uiteindelijk heel veel gedoe geweest waarna ik met mijn dikke aangelegde dossier naar de KvK gerechtshulp ben gegaan. Daar kreeg ik te horen dat er zonder contract niets te doen was. Af en toe kom ik het dossier nog eens tegen en dan komt dat nare gevoel weer helemaal boven.